Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen ein sogenanntes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten erstellen. Mit dieser Vorlage können Sie gleich loslegen.

Vorlage

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Mit dieser Tabelle dokumentieren Sie DSGVO-konform

Informationen, die Sie über Ihre Kunden – aber auch alle anderen Personen speichern, unterliegen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Unternehmen haben die Pflicht, jederzeit nachweisen zu können, dass diese Daten rechtmäßig erhoben und verarbeitet wurden. Sie müssen daher alle Prozesse, in denen Daten eine Rolle spielen – das Erfassen, Ablegen, Speichern und Löschen – dokumentieren. Bei kleinen Betrieben reicht dafür eine Excel-Tabelle.

In der Tabelle listen Sie auf, an welchen Stellen im Unternehmen personenbezogene Daten erhoben werden. Zusätzlich geben Sie an, wer Zugriff auf die Daten hat oder welche Löschfristen es gibt.

Der Download ergänzt den Titel „Wer bist du?“ zum Thema Kundenanalyse aus dem impulse-Magazin (Ausgabe 11/21 ab Seite 16).

Für wen ist das sinnvoll?

Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, muss ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten anlegen.

Was bringt’s?

Wer bei einer Überprüfung kein solches Verzeichnis vorlegen kann, riskiert empfindliche Geldbußen.

Was kann ich damit machen?

Sie können die Excel-Tabelle direkt am Computer ausfüllen. Denken Sie daran, die Angaben regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren.

Gibt’s noch einen Tipp?

Überlegen Sie genau, wo in Ihrem Unternehmen überall personenbezogene Daten verarbeitet werden. Häufig werden internen Daten wie Personalinformationen oder Daten aus der Lohnbuchhaltung vergessen.