ProzesslandkarteDer erste Schritt im Geschäftsprozessmanagement ist meist eine Prozesslandkarte. Sie visualisiert den Lauf der Prozesse durch die Abteilungen. Die Landkarte gibt einen Überblick über die gesamte Firma.
Nutzen Sie die Vorlage, um eine Landkarte für Ihre Firma zu erstellen. Wie sie am Ende aussehen kann, zeigt Ihnen die ausgefüllte Karte der Firma Walor Stahlbau, über die wir im Titelthema „Prozessmanagement“ in impulse-Ausgabe 5/21 berichtet haben. Vielleicht sieht Ihre individuelle Übersicht sogar ganz ähnlich aus.
Diese vier Schritte helfen Ihnen beim Erstellen Ihrer Prozesslandkarte:
1. Prozessarten bestimmen
Machen Sie sich klar, welche Abläufe im Betrieb existieren und zu welcher Art sie zählen. Prozessberater Bernd Ruffing aus Bexbach unterscheidet zwei Prozessarten: Kernprozesse, die unmittelbar zur Wertschöpfung beitragen – mit denen die Firma also Geld verdient. Im produzierenden Gewerbe ist das die Herstellung eines Produkts, in einem Handelsunternehmen der Versand der Ware. Serviceprozesse hingegen sind unterstützende Prozesse, die für den laufenden Betrieb nötig sind – zum Beispiel die Personalbuchhaltung.
2. Kernprozesse benennen
Definieren Sie die fünf bis acht wichtigsten Schritte Ihrer Kernprozesse. Beispielsweise Auftrag annehmen, Material bestellen, Wareneingang, Auftrag durchführen. Tragen Sie die Schritte von links nach rechts oben in die Prozesslandkarte ein.
3. Teilschritte beschreiben
Nun beschreiben Sie für jeden Prozess fünf bis acht Teilschritte. Der Wareneingang etwa könnte wie folgt unterteilt werden: Lieferung annehmen, Lieferung kontrollieren, Ware einlagern. Schreiben Sie die Teilschritte auf der Karte unter den jeweiligen Kernprozess aus Schritt 2.
4. Serviceprozesse erfassen
Die Serviceprozesse ordnen Sie anschließend ganz unten an.
Für wen ist das sinnvoll?
Für jedes Team, das Prozesse dokumentieren, standardisieren und optimieren will.
Was bringt’s?
Die Vorlage hilft Ihnen, Ihre wichtigsten Prozesse transparent zu machen. So verlieren Sie sich nicht in Details.
Was kann ich damit machen?
Sie können die Vorlage am Computer ausfüllen und nach Belieben an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Gibt‘s noch einen Tipp?
Eine Prozesslandkarte zu erstellen, ist Teamarbeit. Egal ob Ihre Teammitglieder befragen oder das ganze Team zu einem Workshop zusammenkommt: Es gilt, die Informationen zusammenzutragen, die in den Köpfen aller stecken.
